Czy system WMS sprawdzi się w realiach każdego magazynu eCommerce? Podpowiadamy, jakie problemy pomoże on rozwiązać i dlaczego warto go wdrożyć.
Programy WMS: system systemowi nierówny?
Nie istnieje jeden uniwersalny system WMS, który będzie pasował do absolutnie każdego magazynu eCommerce. Mamy za to jasny podział WMS-ów ze względu na funkcje. Na rynku możemy natknąć się więc na rozmaite oprogramowania – od wersji “basic” do “super zaawansowanych”, szytych na miarę i stale rozbudowywanych o nowe funkcjonalności.
Biorąc pod uwagę funkcje, jakie oferują programy WMS, możemy podzielić je na dwie grupy:
| WMS z podstawowymi funkcjami | WMS, oferujący zaawansowane rozwiązania (wymagający większych inwestycji) |
|---|---|
|
|
Wybór konkretnego systemu zarządzania magazynem będzie zależał od wielu czynników: ilości i rodzaju sprzedawanych produktów, wielkości magazynu, operacji logistycznych, które wykonujemy oraz poziomu wiedzy naszych pracowników. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze problemy, które dobry WMS z pewnością rozwiąże.
WMS system: jakie problemy rozwiązuje?
Istnieje pewna pula częstych, powtarzalnych problemów, z którymi mierzą się magazyny bez WMS. Oto lista sytuacji, które często paraliżują pracę magazynu, jeśli nie posiadamy dobrze wdrożonego systemu zarządzania całym procesem.
⚠️ #1 Problem: „Nie mogę znaleźć towaru”
To wbrew pozorom częsty problem, zwłaszcza wśród nowych pracowników. Choć z zasady każdy towar ma przypisaną jedną lokalizację, na którą trzeba go odłożyć, sytuacja zmienia się, gdy półka okazuje się mniejsza, niż liczba przyjętych produktów. Zazwyczaj pracownicy zaczynają układać towar w sąsiednich regałach – wszędzie tam, gdzie jest wolne miejsce. Bez systemu tylko oni wiedzą, gdzie są dane produkty. Pozostali magazynierzy kierują się wyłącznie do tej jednej, wyznaczonej półki, a gdy nie zastają na niej produktu – zgłaszają braki (mimo, że produkt leży tuż obok). W efekcie zamówienie wychodzi z opóźnieniem lub wcale.
Jak system WMS rozwiązuje problem zagubionych produktów?
System WMS śledzi każdy ruch produktu na magazynie, więc możemy dokładnie zobaczyć, ile sztuk jest dostępnych w jednej, a ile w drugiej lokalizacji. Każdy pracownik doskonale wie, gdzie jest druga lokalizacja produktu, bo została ona odnotowana w systemie. Już na etapie przyjęcia nowego zlecenia magazynier nie zostanie skierowany przez system do pustej półki, na której brakuje produktów. Zamiast tego WMS wytyczy mu ścieżkę do miejsca z wystarczającą liczbą produktów do realizacji tego konkretnego zamówienia.
W pracy magazynu niezwykle ważne jest, by dokładnie wiedzieć, gdzie znajduje się każdy produkt – to podstawa optymalizacji pracy magazynu. Na tej podstawie system zarządza pracą magazynierów, kierując ich wyłącznie w te lokalizacje, gdzie towar jest nie tylko na stanie, ale również jest dostępny do wydania – i to w ilościach nie mniejszych, niż te na zbieranym zamówieniu.
Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack
⚠️ #2 Problem: „Sprzedałem produkt, którego nie mam na stanie”
Koordynowanie dostaw i współpraca z dostawcami to bardzo ważny aspekt prowadzenia sprzedaży online. Kiedy zostaje przesunięty termin dostawy, a produkty przychodzą uszkodzone lub nieoznakowane, nie możemy zrealizować zamówienia. Podobnie dzieje się, gdy nie prowadzimy ewidencji stanów magazynowych lub robimy to ręcznie. Bardzo łatwo o błąd, gdy choć raz ktoś zapomni dopisać aktualnego statusu. Bez ewidencji stanów magazynowych pokazujących nam wyraźnie, ile egzemplarzy produktu mamy w sklepie i dochodzi np. do sytuacji, że omyłkowo sprzedajemy coś, czego nie mamy.
Jak WMS system integruje platformę sprzedażową z magazynem?
System WMS przy każdym przyjęciu produktów aktualizuje dane o asortymencie – wiemy, ile mamy braków zwrotów, przyjęć i wydań. Kiedy system połączony jest ze sklepem przesyła do niego status o ilości towaru np. “5 sztuk w magazynie” lub “została ostatnia sztuka” – co często możemy zobaczyć na kartach produktów. W ten sposób możemy automatycznie zarządzać sprzedażą – tworzyć bufory do planowania wolumenów. Klient będzie mógł złożyć zamówienie tylko na te produkty, które mamy na stanie.
⚠️ #3 Problem: „Kompletowanie zamówień zajmuje mi za dużo czasu”
Krążenie między półkami i regałami oraz przeglądane wielu produktów w poszukiwaniu tego właściwego – to częsty problem przy kompletowaniu zamówień. Problem z wydajnością pojawia się, gdy kody kreskowe (lub inne oznaczenia z których korzystamy) śledzimy ręcznie i weryfikujemy je, porównując kod na produkcie z tym na karcie z zamówieniem. Jeśli sprzedajemy wiele podobnych do siebie produktów kompletacja zamówienia może trwać bardzo długo, szczególnie dla osób, które nie znają topografii magazynu i systemu oznaczeń, którego trzeba się nauczyć na pamięć.
Jak system WMS usprawnia kompletowanie zamówień?
Jednym z narzędzi systemu magazynowego są kolektory danych – czytniki, które zarządzają pracą magazynierów. Ich działanie optymalizuje ścieżkę do miejsca składowania: kieruje pracowników po konkretne produkty i precyzyjnie określa miejsce ich przechowywania. Czytnik ma powiadomienia dźwiękowe i może działać w trybie nakazowym (to system decyduje, jakie kolejne zlecenia pojawiają się magazynierowi na urządzeniu). Osoba kompletująca nie musi za każdym razem zerkać na numer, bądź kolor lampki – o tym, czy wybraliśmy właściwy produkt lub regał, po zeskanowaniu kolektor informuje nas dźwiękowo.
Podobnie dzieje się z kompletowaniem zamówień z różnych części magazynu – jeden rodzaj zamówień jest rozdzielony na kilka osób, które zbierają produkty w swojej strefie i spotykają się w punkcie kompletacji. Kolektory znacznie skracają ogólny czas przygotowania zamówienia (pomiędzy wpłynięciem zamówienia do systemu a jego spakowaniem) oraz podnoszą jakość pracy osób kompletujących zamówienie.
⚠️ #4 Problem: „Nie wiem, ile mam rozbieżności w dostawie, więc trudno mi ocenić, ile towaru domówić”
Ciężko kontrolować bilans wyjść i wejść produktów w magazynie, kiedy ręcznie przeliczamy asortyment, a następnie nanosimy adnotacje w papierowych dokumentach dostawy. Im więcej rozbieżności w weryfikacji, tym bardziej pokreślony dokument i coraz mniejsza wiedza o tym, co tak naprawdę zostało przyjęte. Zestawienie z dostaw musimy następnie porównać nie tylko z fakturą od dostawcy, ale i z naszym zamówieniem. To zabiera cenny czas, który spędzamy na ustaleniu, czy przyjęte produkty pozwalają obsłużyć wszystkie zamówienia, czy może trzeba je domówić, a klientów poinformować o opóźnieniach (lub zdjąć produkt ze strony sklepu).
Jak system WMS pomaga zarządzać stanem magazynowym?
System WMS zdecydowanie usprawnia cały ten proces. Przyjęcie z jego użyciem opiera się na skanowaniu kodów kreskowych poszczególnych produktów, przez co ryzyko pomyłki zostaje praktycznie wyeliminowane. WMS wskazuje nam, jakie ilości produktu trafią do nas w spodziewanej dostawie, dlatego zaraz po jej przyjęciu otrzymujemy w systemie zestawienie różnic. Potwierdzając rozbieżności możemy automatycznie wygenerować raport dla osób odpowiedzialnych za zakupy lub zwrócić się bezpośrednio do dostawcy z informacją, czego zabrakło w dostawie. W ten sposób nie ryzykujemy, że brakujące produkty pojawią się na stronie sklepu.
⚠️ #5 Problem: „Nowi pracownicy wdrażają się zbyt długo”
WMS w magazynie sklepu, który rośnie naturalnie, potrzebuje większej kadry. Zazwyczaj jednak nowi pracownicy wymagają wdrożenia, co jest bardzo czasochłonne, z racji, że większości elementów pracy należy nauczyć się na pamięć. Przez długi czas nowi pracownicy potrzebują pomocy i nie są samodzielni – zadają pytania odnośnie lokalizacji i rozpoznawania produktów, co odciąga innych członków zespołu od swoich zajęć i spowalnia pracę całego magazynu. Podobnie dzieje się, gdy doświadczony pracownik zachoruje lub odejdzie z pracy. Bez systemu tracimy całą wiedzę, którą taki pracownik miał „w głowie”. Wszystkie te zmiany kadrowe oznaczają niższą jakość pracy i wyższe koszty utrzymania.
Jak system WMS usprawnia pracę magazynierów?
System jest całkowicie odporny na zmiany kadrowe. Dzięki WMS wdrożenie nowej osoby zajmuje kilka godzin, więc szybko staje się ona wydajnym pracownikiem. System sam “prowadzi” magazyniera i dba, by ten dobrze wykonywał swoje zadania. Praca z kolektorem zamówień w dużej mierze sprowadza się do trybu nakazów i potwierdzeń, więc (przynajmniej początkowo) magazynier nie musi posiadać obszernej wiedzy o towarach i organizacji magazynu. W efekcie skraca się czas wdrożenia pracownika, a produktywność całego magazynu rośnie nawet o 20-30%, przy dodatkowej poprawie jakości pracy.
***
⏭️ Przejdź do ostatniej 3 cz. cyklu o WMS, w której pokazujemy case studies wdrożenia systemu w dwóch różnych e-commerce: https://omnipack.pl/blog/system-wms-cz-3-3-wdrozenie-i-konfiguracja-case-study/
