Kompletacja zamówień i efektywne zarządzanie magazynu
Szybka kompletacja zamówień musi działać według strategii i w oparciu o technologię. Wśród właścicieli eSklepów to stwierdzenie budzi wciąż wiele wątpliwości. Co to jest kompletacja towaru? Jak zorganizować plan magazynu? Który system zbierania produktów pozwoli pracować sprawniej? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w drugim artykule z serii “Magazyn może działać lepiej”.
Większość eSklepów, które samodzielnie zajmują się obsługa wysyłek nieustannie napotyka na szereg przeszkód w pracy magazynu. Niektórym wydaje się, że w ich przypadku proces działa poprawnie lub wielki kryzys został już zażegnany. Jednak każdy eCommerce, który planuje zbliżyć się do lidera w swojej kategorii powinno nieustannie szukać usprawnień. W przypadku logistyki dla sklepów online zawsze da się zrealizować ją bardziej świadomie, szybciej, sprawniej i co ważne – także bardziej efektywnie. Dlatego w tym artykule pokażemy Ci, jak możesz przyspieszyć proces kompletacji zamówień.
Co to jest kompletacja?
Zacznijmy jednak od początku, czyli od tego czym właściwie jest kompletacja. Jest to element logistyki, który polega na zebraniu zamówienia składającego się z jednego lub kilku produktów, a następnie ich prawidłowego połączenia.
Rodzaje kompletacji
Można wyróżnić kilka kryteriów podziału kompletacji towaru. Najpopularniejszym jest rozróżnienie ze względu na miejsce dokonywania procesu – na kompletację jednostopniową oraz kompletację dwustopniową.
Kompletacja jednostopniowa: w całości realizowana jest w miejscu składowania towarów
Kompletacja dwustopniowa: towary zbiorcze przewozi się z magazynu głównego do sortowni, a następnie rozsortowuje się go na poszczególne zamówienia - stosowana np. w przypadku posiadania magazynu celnego
Ze względu na sposób obsługi możemy wyróżnić kompletację ręczną, półautomatyczną oraz automatyczną.
Kompletacja ręczna: magazynier z poziomu podłogi zbiera odpowiednie produkty z regałów magazynowych
Kompletacja półautomatyczna: operacje realizowane są ręcznie, z każdego poziomu z wykorzystaniem odpowiedniego urządzenia, np. wózka widłowego
Kompletacja automatyczna: cały proces jest realizowany przez maszyny
Szybkie kompletowanie zamówień – coraz więcej wyzwań
Im większa oferta w eSklepie, tym trudniej zapanować nad kompletacją towaru. Ta zależność jest szczególnie dotkliwa dla właścicieli eCommerce, którzy odnotowali szybki wzrost lub nie przygotowali się na wzmożonych ruch.
Takie sytuacje bardzo szybko weryfikują, czy jesteś w stanie efektywnie obsłużyć wszystkich klientów. To, jak zaplanujesz organizację procesów, wiele mówi o przyszłości Twojego magazynu. Rozmieszczenie działów, nazewnictwo sektorów, system rozpoznawania produktów i kompletowania wysyłek – na jakim poziomie jest każdy z nich?
Czy każdy z tych obowiązków wykonujesz ręcznie, czy może wykorzystujesz systemy i to technologia czuwa nad poprawną pracą każdego działu? Czy wiedza o procesach jest po stronie kierowników magazynu, czy jest może gdzieś gromadzona i uporządkowana? To szczególnie ważne pytania podczas nieobecności kluczowych członków załogi, kiedy przypadki losowe sprawiają, że szybkie przygotowanie zamówień i ich wysyłka staja nagle pod znakiem zapytania.
eSklepom, które nie są zautomatyzowane z obsługą magazynu, coraz trudniej będzie się utrzymać. Jeśli chcą zwiększyć tempo wysyłanych paczek, muszą działać w oparciu inteligentny system, który pozwoli automatycznie zarządzać sprzedażą. - Tomek Kasperski, założyciel i CEO Omnipack
Większości małych i średnich eCommerce nie wystarcza ani zasobów, ani budżetu, by zintegrować panel sklepu z systemem magazynowym. Najczęściej proces odbywa się ręcznie lub jest zautomatyzowany tylko w podstawowym stopniu. Jednak rzeczywistość pokazuje, że czuwanie nad przepływem produktów staje się wtedy bardzo skomplikowana i na każdym kroku pojawiają się rozbieżności. Czy istnieją uniwersalne metody kompletacji które można wdrożyć w każdym magazynie, żeby działał on bardziej efektywnie? Jako drogowskaz można przyjąć sposób organizacji profesjonalnych magazynów dla eSklepów – przyjrzeć się stosowanym tam rozwiązaniom usprawniającym kompletowanie zamówień, takim jak systemowi lokalizacji produktów, kompletacji głosowej, automatycznemu magazynowi czy odpowiedniemu rozplanowaniu działów.
Przygotowanie zamówień w magazynie: potrzebne materiały informacyjne i podręcznik magazynowania
Nie każdy pracownik potrafi instynktownie poruszać po magazynie, zwłaszcza na początku zatrudnienia. Dlatego sposób, w jaki wdrożysz nowych pracowników ma ogromny wpływ na to, jak szybko staną się samodzielni. Czy naturalnie rodzące się u nich pytania nie odciągną od pracy innych członków załogi? Jeśli w magazynie rotacja jest dość duża, warto przygotować broszurę, tzw. bazę wiedzy z najczęstszymi pytaniami i listą osób odpowiedzialnych za pracę w każdym dziale.
Taka praktyka jasno pokazuje, że zgromadzenie ważnych informacji o pracy magazynu pozwala dokładnie ocenić, czy proces jest dobrze zorganizowany i czy nie ma luk, które rozwlekają pracy. Warto poświęcić czas na spisanie zasad, np. w podręczniku magazynowania, gdzie możemy oznaczyć działy, regały półkowe, przechowywane produkty, system numeracji i legendę z wyjaśnieniem wykorzystywanych symboli. Dla nowych pracowników i całej załogi takie materiały informacyjne będą pełnić rolę kompasu – szczególnie, gdy eSklep sprzedaje setki produktów, a zależy nam, by magazynowanie działało efektywnie.
🧭 Planowanie stref i działów
Płynne i instynktowne poruszanie się w każdym zakamarku magazynu to nieodłączny punkt sprawnej kompletacji zamówień. Każdy eSklep posiada kilka kategorii produktowych i choćby z tego powodu musi mieć uporządkowany plan działów. Jakim kluczem kierować się podczas planowania przestrzeni? Magazyn, podobnie jak każda większa przestrzeń, która trudno objąć wzrokiem, potrzebuje mapy. Bez obaw, nie chodzi o szczegółowy plan, ale rozrysowanie podziału przestrzeni. Najlepiej w przejrzysty i prosty – jednym słowem taki, który z łatwością da się odczytać i zapamiętać przez każdego pracownika. Koniecznie trzeba oddzieli od siebie poszczególne sekcje i sektory oraz zaznaczyć rodzaj produktów i regałów magazynowych za pomocą symboli i kolorów.
Przykład: Sklep działający w branży dziecięcej sprzedaje zabawki oraz akcesoria, takie jak wózki i foteliki. Obszar magazynu z gabarytami i powinien być oddzielony od siebie i posiadać symbol.
✅ Regały i półki – porządkowanie numeracji
Warto w całym magazynie rozplanować jednolitą numerację. Dzięki temu magazynier będzie wiedział, że niższe liczby będą np. na samym dole regałów, a nie odwrotnie. Wtedy znajdzie dany produkt znacznie szybciej. Podobnie z ciągiem liczb oznaczających każdy regał półkowy. Ciąg liczb lub symboli powinien rosnąć w każdym korytarzu w tym samym kierunku.
Korytarz z kolei należy oznakować główną dominująca liczbą lub literą. Następujące po sobie półki warto oznakować ciągiem alfabetycznym, jednak nie ma konieczności, by wykorzystywać cały alfabet. Mózg analizuje i przyswaja pierwsze kilka, kilkanaście liter alfabetu niemal tak, jak ciąg liczb – to często stosowany schemat na którym warto się oprzeć.
🔦 Numeracja i kodowanie produktów
Każdy produkt w magazynie powinien mieć przypisany kod. Najczęściej jest to kod EAN, który jest unikalny dla każdego towaru. W zależności od wielkość całej powierzchni przechowywania i ilości asortymentu, niektóre magazyny maja kody niestandardowe – mniej lub bardziej złożone. Jednak w dobrze zorganizowanych procesach logistycznych, produkty maja własny kod, zarejestrowany w systemie magazynowym. Zazwyczaj jest on zaprojektowany w sposób sposób szkatułkowy, dzięki temu odczytywanie jego jest znacznie sprawniejsze. Co to oznacza w praktyce? W kodzie powinny być zaszyfrowane informacje o sektorze, regale i półce oraz cechach produktu.
🛒 Rozmieszczenie asortymentu i magazynowanie
W zależności od zamówienia, można wykorzystywać tę formę kompletowania produktów, która pozwoli na najszybsze realizowanie zadania. Jak to rozróżnić? Wyspecjalizowane magazyny posiadają głębsze i płytsze regały – swoim wymiarem dokładnie dostosowane do przechowywanych przedmiotów. Produkt, który jest za duży lub za mały dla danej półki to strata cennej powierzchni magazynowej.
Metody kompletacji
Zastanówmy się teraz w jaki sposób może odbywać się kompletacja – może właśnie któraś z tych metod kompletacji okaże się optymalna dla Twojego magazynu?
Człowiek do towaru
Zgodnie z tą metodą picker, który zajmuje się kompletacją przemieszcza się po terenie magazynu do miejsca lokalizacji każdego produktu
Towar do człowieka
Ta metoda zakłada, że picker nie zmienia swojego stanowiska. Towar dostarczają mu urządzenia. Tak dzieje się np. w automatycznym magazynie.
Picking i multipicking
Pick-by-order (picking) to najpopularniejsza metoda kompletacji zamówień. Jeden pracownik magazynu po kolei realizuje kolejne polecenia – sprawdzi się szczególnie w małych magazynach, z niewielką liczbą pozycji w jednym zamówieniu.
Multipicking to bardziej zaawansowana strategia, która polega na optymalizacji ścieżki pickingowej w taki sposób, żeby ograniczyć „puste przebiegi”. Zakłada on zbiórkę produktów dla kliku zamówień jednocześnie. Multipicking możliwy jest w magazynach działających w oparciu o WMS, który będzie przygotowywał optymalne trasy dla pickerów.
MIT eCommerce: Im większy sklep, tym większy magazyn?
Choć wydaje się to logiczne, to zasada ta nie zawsze sprawdza się w praktyce. Wręcz przeciwnie. Kiedy biznes intensywnie rośnie, uwaga pracowników przenosi się do magazynu, a stąd już bardzo trudno zarządzać aktywnie sprzedażą. Zwłaszcza, gdy jednego dnia trzeba przygotować i nadać trzy razy więcej paczek, niż dotychczas. Oczywiście można inwestować w struktury IT, wynajmować coraz większy magazyn i projektować jego przestrzeń, rekrutować zespół – jednak nie każdy właściciel eCommerce, który dotąd skupiał się na działaniach online – jest na to gotowy i potrafi bez przeszkód rozszerzyć swoją działalność.
Szybka kompletacja towaru w magazynie to ogromne wyzwanie. Potrzeba do tego strategii, sporej wiedzy i umiejętności przewidywania ryzyka. Sam bilans wysłanych i przyjętych paczek jest niezaprzeczalnym rezultatem pracy, który warto nieustannie monitorować. Warto przyglądać się również, ile trwa zrealizowanie typowej rundy zbierania, czy nie ma błędów w kompletowaniu i paczkach. To pozwoli ocenić, czy Twoja organizacja magazynu nadąża za standardami, czy może zatrzymała się na poziomie drukowanych kartotek.
Podsumowanie
Teraz, kiedy wiesz co to jest kompletacja towaru, znasz już metody i rodzaje kompletacji oraz wiesz, co robić, żeby szybciej przygotowywać zamówienia – nie pozostaje Ci nic innego jak wdrożyć te usprawnienia w Twoim magazynie. Z pewnością pozwoli to Twojej logistyce działać bardziej efektywnie!
Wszystkie części cyklu “Magazyn może działać lepiej”:
#1 Sprawne przyjmowanie dostaw
#2 Szybkie kompletowanie zamówień [właśnie czytasz]
#3 Pakowanie zamówień eCommerce – jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje? + BONUS
