Jakie obszary w funkcjonowaniu każdego magazynu najczęściej potrzebują usprawnienia? Dlaczego branża e-commerce nie zawsze radzi sobie ze skutecznym rozwiązywaniem problemów w logistyce, które pozwalają oszczędzić jej i czas, i pieniądze? Oto część pierwsza z cyklu artykułów, w których przyglądamy się działaniu 3 kluczowych działów magazynu. Pokazujemy, w czym tkwi ich sprawna praca i z jakimi wyzwaniami muszą mierzyć się każdego dnia.
Logistyka w magazynie: dlaczego jest ważna?
Kiedy choć jeden z obszarów całego procesu logistycznego pracuje wolniej, wpływa również na kolejne elementy układanki. W magazynowych realiach jest to np. niezidentyfikowany towar od dystrybutora, który za kilka godzin doprowadzi do przesunięcia czasu wydania przesyłek kurierowi. Pierwszy pod lupą znajduje się więc dział przyjęcia dostaw – uznany za jeden z ważniejszych dla utrzymania perfekcyjnego tempa wysyłki produktów.
Kontrola granic magazynu
Idealnie zorganizowany dział przyjmowania towaru jest jak strażnik broniący granic magazynu. Wpuszcza do niego tylko dobrze opisane i udokumentowane produkty. Niestety mamy dwa rodzaje dostaw – dobrze i źle opisane. Tylko te pierwsze mogą automatycznie przejść do kolejnych etapów procesu. Z kolei te, którym brakuje danych w postaci dokumentów są „zatrzymywane na granicy”. Trafiają do poczekalni, podczas gdy inne produkty jeszcze tego samego dnia mogą wyruszyć w drogę do klienta.
Dlaczego osoba przyjmująca dostawy automatycznie nie akceptuje każdego towaru? Nie wynika to z jej złej woli, ale z odpowiedzialności za poprawne funkcjonowanie kolejnych działów. Selekcja źle opisanych produktów chroni przed paraliżem. Każdy błędnie zatowarowany produkt to pewny problem na etapie kompletowania, nadawania paczki lub – co gorsza – odbioru przesyłki przez klienta.
Nieoznakowane produkty? To nie problem
Doświadczony pracownik potrafi zidentyfikować, a następnie oznakować produkty, które początkowo uznano za anonimowe. To możliwe dzięki rozpoznaniu asortymentu na podstawie zdjęcia z eSklepu. W ten sposób właściciel ecommerce ma pewność, że dostawa, mimo niekompletnych danych nie “utknie” w przyjęciu, ale w krótkim czasie zyska indywidualny kod i trafi do wysyłki.
Kiedy zasady współpracy magazynu z eSklepem są dobrze wypracowane, rozbieżności zdarzają się rzadko – a jeśli już ma miejsce, magazyn który dysponuje własnym systemem znakowania i kodowania produktów potrafi temu zaradzić i sprawnie włączyć artykuły do sprzedaży.
„Dobrze zaprojektowany proces odbioru sprawia, że droga przejścia produktu przez cały magazyn, aż do sprzedaży zauważalnie się skraca. To tak jakbyśmy wybrali przejazd linią przyspieszoną, zamiast takiej, która zatrzymuje się na każdym przystanku.”
Przyjmowanie dostaw: kto powinien to robić?
Rola osoby, na której ramionach spoczywa przyjęcie przesyłek jest kluczowa dla całego magazynu. Jednak nie wystarczy jej doskonałe przeszkolenie. Nie wystarczy znajomość procedury przyjęcia towaru do magazynu, czy systemu znakowania. Tak naprawdę pracownik przyjmujący dostawy musi mieć za sobą lata doświadczenia i praktycznej wiedzy o procesach.
Musi być świetnie zorganizowany, aby filtrować przesyłki i móc przewidzieć, co zrobić z problematyczną dostawą. Bowiem rozbieżności pojawiają się zawsze: nadwyżki lub niedobór produktów, uszkodzone opakowania, rozbieżność w zamówieniu. Potrzebna jest więc ogromna czujność i poczucie, że każda niespójność powinna być naprawiona.
Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack twierdzi, że:
im więcej osoba w dziale odbioru wie o dostawie, tym lepiej może zaplanować cały dzień przyjęcia przesyłek. Jego prace porządkują przede wszystkim kartoteki produktowe i awizacja przesyłek. Tylko wtedy, gdy widzi w systemie, czego się spodziewać, może poprawnie przyjąć towar, ocenić przepustowość swojego działu i efektywnie rozdysponować pracę magazynierów rozkładających asortyment.
#1 KARTOTEKI TOWAROWE
Kartoteki towarowe (nazywane też produktowymi), to nieodzowny dokument w którym znajdziemy informacje o wyczekiwanej dostawie. Zawarte w niej dane muszą być aktualne, a to pozwala nam bezbłędnie przyjąć towar na magazyn. Najczęściej kartoteki umieszczone są w dedykowanym panelu, który integruje dane z platformy sprzedażowej eSklepu z danymi z magazynu. Kartoteki towarowe dają nam punkt odniesienia, z którym porównujemy dostawę i rozpoznajemy produkty, przede wszystkim po kodach kreskowych.
Korzyści z posiadania nowoczesnych kartotek towarowych:
- UNIKNIĘCIE ZATORÓW – paczki nie zalegają na magazynie, a to oznacza większą przepustowość magazynu i wszystkich kolejnych działów;
- PLANOWANIE ZASOBÓW – możliwość zaplanowania zasobów i obłożenia pracą zespołu;
- MOŻLIWOŚĆ ŚLEDZENIA STANÓW MAGAZYNOWYCH – dzięki zautomatyzowanemu przepływowi danych między eSklepem a magazynem.
#2 AWIZACJA DOSTAW
Jest zapowiedzią, jaki asortyment ma przyjechać do magazynu. Dzięki poprawnej kartotece i awizacji pracownik może szybko zweryfikować, czy nie ma rozbieżności między tym, co trafiło na magazyn, a co rzeczywiście miało do niego przyjechać. Jeśli pojawiają się nieścisłości, można wszystkie dane uporządkować, zanim produkty wyruszą na regały. Bez awizacji dział przyjęć nie może sprawdzić danych o produktach, a rozbieżności pojawią się dopiero na dalszym etapie, zazwyczaj, gdy nie będzie można skompletować zamówienia (bo produkt, który mieliśmy wysłać fizycznie okazał się być zupełnie innym).
Dlatego warto dopilnować, aby awizacja była dołączana absolutnie do każdej dostawy. Dzięki porównaniu kartoteki i awizacji dostaw, wiemy, jakie produkty zmierzają do magazynu, że będzie to np. 8 kartonów kremów oliwkowych i 3 kakaowych, a nie odwrotnie. Jednak żaden system nie zwalnia pracownika dostaw przed sprawdzeniem, czy liczba, rodzaj kremów i kody, których się spodziewamy są prawidłowe.
“Poprawna awizacja pozwala sprawdzić, czy dostawa została przyjęta poprawnie. Dodatkowo chroni asortyment przed odesłaniem go do poczekalni, która – w najgorętszych okresach, np. przed świętami może przybrać ogromne rozmiary i sparaliżować proces wysyłki.”
Co powinna sprawdzić osoba zajmująca się przyjmowaniem dostaw?
- ROZMIAR DOSTAWY – czy będzie w pudłach, czy na paletach;
- LICZBA PRODUKTÓW – czy po przeliczeniu ich liczba okaże się prawidła, będą braki lub nadwyżka;
- RODZAJ PRODUKTÓW – czy podobne produkty nie zostały zaklasyfikowane jako te same;
- USZKODZONE PRODUKTY LUB OPAKOWANIA – wówczas rozpoczyna się cała procedura raportowania.
#3 USŁUGI SPECJALNE NP. SAME DAY DELIVERY
Od działu przyjęć towaru zależy również to, czy specjalne usługi zostaną wykonane skutecznie. Mowa tu m.in. o same day delivery, która pozwala na dostarczenie przesyłki do klienta w dniu, w którym złożył zamówienie. Choć wciąż cała branża eCommerce uważa, że to usługa VIP, na która mogą pozwolić sobie giganci, tacy jak Inditex ze sklepem ZARA na czele – zaczyna się to zmieniać. Outsourcing logistyki dla eCommerce wyraźnie pokazuje, że wielkość sklepu przestaje być dziś wyznacznikiem obsługi wysyłek. Każdy eSprzedawca może dziś zaoferować tak dedykowane usługi jak same day delivery. To ogromna szansa dla małych i średnich eCommerce, które zyskują kartę przetargową w bitwie o najbardziej wymagającego klienta.
Podsumowanie procedury przyjęcia towaru do magazynu
Warto przyjrzeć się, czy nasz dział przyjęć pracuje efektywnie, czy może jednak wymaga gruntownego przeorganizowania. Śledząc przebieg procesu odbioru dostaw o różnym charakterze, będziemy w stanie ocenić braki. Dowiemy się tego przyglądając się systemowi wymiany informacji, kluczowym dokumentom i pracownikom, którzy powinni być nastawieni na tzw. „problem solving”. Tylko ich idealnie zgranie, gwarantuje maksymalną przepustowość całego magazynu.
Wszystkie części cyklu “Magazyn może działać lepiej”:
#1 Sprawne dostawy
[właśnie czytasz]
#2 Szybka kompletacja zamówień
#3 Pakowanie zamówień internetowych – jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje?
