Pakowanie zamówień - jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje? [+ OPCJE EKO]

Jak pogodzić kwestie estetyki opakowania z maksymalną ochroną przed uszkodzeniem produktu? Czy da się zaprojektować ten proces bez nadwyrężania firmowego budżetu, a zarazem z korzyścią dla wyglądu zamówienia, które powinno wywołać pozytywne wrażenia u klienta?

W tym artykule podpowiadamy, jak zaplanować potrzebne materiały i co powinno znaleźć się na stanowisku pakowania zamówień internetowych. Zdradzamy również, w jakich obszarach warto optymalizować pakowanie zamówień – tak, aby nie generować zbędnych kosztów.

Kto pakuje Twoje zamówienia w eCommerce?

Najważniejsze pytanie dotyczy tego, kto pakuje paczki w danym w sklepie internetowym. W wielu mniejszych, rozwijających się biznesach zajmuje się tym sam właściciel – na tym etapie działalności nie zatrudnia jeszcze nikogo do pomocy. Natomiast w średniej wielkości sklepach pakowanie często jest wpisane w obowiązki pracownika odpowiedzialnego za cały proces kompletowania zamówienia – picking, znakowanie kartonów i pakowanie. Zatrudnienie dedykowanych osób do pakowania to “luksus”, na który mogą sobie pozwolić Ci więksi. Jednak takie rozwiązanie pozwala nam zaawansowane pakowanie np. wg wytycznych brandingowych – używanie specjalnego papieru, dodawanie spersonalizowanych insertów, liścików, a nawet spryskanie materiałów perfum.

Podejścia są różne. Jednak ten, kto mierzył się z tym obszarem, przyzna, że niezoptymalizowane pakowanie zamówień eCommerce może przyczynić się do opóźnień wysyłek i powstania wielu niepotrzebnych kosztów. Dlatego (choć oczywiście nie tylko z tego powodu) sklepy internetowe decydują się na outsourcing logistyki.

Dla wielu właścicieli rozwijających się sklepów online zwiększona ilość zamówień oznacza pracę po godzinach. W takich okolicznościach ciężko znaleźć czas na inne ważne obowiązki, a tym bardziej pogodzić troskę o estetykę opakowania z bezpieczeństwem produktów.

Klucz to optymalizacja

Często wydaje nam się, że należy maksymalnie dopasować opakowanie do każdego rodzaju produktu, jaki sprzedajemy. W rezultacie okazuje się, że wykorzystujemy kilkanaście rodzajów kartonów – znacznie więcej, niż jest to konieczne. W rzeczywistości, pudełka różnią się od siebie w niewielkim stopniu. Ich rozmiar jest większy lub mniejszy o kilka centymetrów, część z nich jest kwadratowa, część prostokątna.

Przykładowo, pakowanie zamówień sklepu internetowego, które uwzględnia szeroki wybór wykonanych na zamówienie pudełek z naturalnym wypełnieniem, przygotowywanych osobiście przez jedną z decyzyjnych osób w firmie nie pomaga w rozwoju marki, a wręcz przeciwnie – kradnie jej potencjał.

Przykład: Czy każdy produkt wymaga specjalnego pakowania?

Sklepy online, które mają szeroki wybór asortymentu tylko z pozoru potrzebują rozbudowanego zestawu pakowania. Przykładowo, sklep “X” sprzedaje setki produktów: kosmetyki, urządzenia do pielęgnacji, tekstylia, tj. ręczniki i koce. Dla tak rozbudowanej oferty właściciel sklepu zastanawia się nad zamówieniem zestawu pudełek w ok. 10 różnych rozmiarach.  Ale czy takie różnicowanie i szeroki wybór opakowań są rzeczywiście opłacalne dla sklepu i ułatwią sprawne pakowanie produktów?

Przy wyborze kartonu oczywiście powinniśmy kierować się tym, co w niego pakujemy. W przypadku cięższych produktów karton musi mieć odpowiednią ilość warstw i właściwą gramaturę. Ważne jest również tzw. bigowanie w kartonach, czyli kilka wariantów zgięć, które po złożeniu pozwalają nam na korzystanie z kilku rodzajów kartonu w różnych wariantach, różniących się między sobą o kilka centymetrów.

Okazuje się, że wybór np. 3 głównych rozmiarów kartonów do pakowania paczek pozwala na wynegocjowanie korzystniejszej stawki, nawet na największym opakowaniu. Rekomendowane rozmiary to:

• mały karton – 250 x 150 x 100 mm
• średni karton – 400 x 200 x 200 mm
• duży karton – 600 x 400 x 400 mm

Dodatkowa korzyść z ograniczonej liczby opakowań oznacza prostszy wybór dla pakującego. A to przyspiesza pracę i przekłada się na zwiększoną przepustowość magazynu oraz sprawniejsze pakowanie zamówień.

Jakie opakowania wybrać do pakowania produktów?

Jeśli jest dużo wolnego miejsca wewnątrz pudełka, paczka powinna mieć odpowiednie zabezpieczenie, chroniące przed przemieszczaniem się produktu w środku paczki. Do wyboru mamy tradycyjną folię bezbelkową oraz tzw. chipsy stosowane przy mniejszych, delikatnych lub ostrych przedmiotach. Chipsy wykonane z elastycznych materiałów to jedna z form tzw. wypełnień luźnych – są dostępne w kilku wariantach, również w opcji biodegradowalnej, to tzw. skropak.

Inne, bardziej ekologiczne i używane powszechnie wypełnienie to fragmenty kartonu. Niektóre sklepy korzystają z materiałów bardziej estetycznych, dających wypełnienie wyższej jakości, są to wiórki papierowe lub eko wełna drzewna – oba materiały najlepiej sprawdzą się przy mniejszych paczkach z drobnymi produktami tj. kosmetyki.

Aktualnie coraz więcej naszych klientów wybiera lub przechodzi na wypełnienia i opakowania ekologiczne w eCommerce. Więcej na ten temat pisaliśmy w tekście.

W ramach wypełnienia możemy sięgnąć również po wewnętrzne przegródki kartonowe, które pozwalają oddzielić produkty od siebie. Tego typu wypełnienie wykorzystuje przy butelkach np. wina lub innych szklany zestawach, tj. słoiki. Najpopularniejsze, używane w większych paczkach zabezpieczenia wewnętrzne to plastikowe poduszki w różnych rozmiarach. Są wypełnione powietrzem, dzięki czemu skutecznie unieruchamiają produkty w paczce.

Opakowania i wypełnienia paczek w eCommerce

Czy każdy sklep online powinien korzystać ze wszystkich rodzajów materiałów? Jeśli asortyment jest na tyle szeroki, że zawiera zarówno kolczyki, jak i fotel – wtedy siłą rzeczy wypełnienia, których używamy, muszą być bardziej zróżnicowane.Jednak gdy asortyment jest bardziej jednorodny – wystarczą dwa rodzaje kartonów i wypełnień, które zapewnią odpowiednią amortyzację produktów wewnątrz paczki.

Rafał Szcześniewski, COO i założyciel Omnipack:

Kiedy ustalaliśmy zasady pakowania dla sklepu Westwing, kierowaliśmy się zasadą mniej znaczy lepiej. Westwing znany jest z tego, że ma bardzo szeroki asortyment, od ceramiki i szkła, przez tekstylia, aż po meble tj. sofy. Dla tysięcy produktów tylko z pozoru potrzebowaliśmy całego wachlarza materiałów. W rzeczywistości wykorzystaliśmy około 8 rodzajów kartonów. Spośród nich magazynierzy najczęściej pakowali w 4 główne, uniwersalne kartony, które w zupełności spełniały swoje funkcje.

Okazuje się, że takie podejście ułatwia pracę osoby pakującej i znacznie zmniejsza czas wdrażania nowych pracowników. W dobrze zaplanowanym systemie systemie wystarczy prezentacja zasad, którymi pracownik powinien kierować się na tym stanowisku oraz kilka godzin wspólnej pracy, aby osoba mogła samodzielnie i bezbłędnie pakować zamówienia.

Ale jest też dodatkowa korzyść finansowa z ograniczenia materiałów, bowiem kalkulowanie kosztów przy małym, średnim i dużym opakowaniu jest o wiele bardziej przewidywalne. Takie ograniczenie pozwala nam monitorować koszty i dokładnie określić kwotę, którą przeznaczamy na przygotowanie zamówienia do wysyłki.

Jak wybrać dostawcę materiałów i dlaczego tylko jednego?

Najlepiej, jeśli znajdziemy dostawcę, który zapewni nam zarówno kartony do pakowania paczek, wypełnienia, jak i taśmę oraz np. naklejki. Dlaczego to takie ważne? Zamawianie w tym samym źródle pomoże nam zredukować liczbę faktur. Oszczędzi również czas, który poświęcimy na uzgodnienie warunków współpracy.

Zlecając przygotowanie materiałów wielu dostawcom, musimy liczyć się z kolejnym obowiązkiem, jakim jest dbałość o zgranie wszystkich terminów i dokładniejsze śledzenie stanów asortymentu. Współpraca z wieloma dostawcami nie pomaga też w budowaniu relacji biznesowych – zamawiając małe wolumeny jednego rodzaju produktu nie jesteśmy dużym klientem, a tylko jednym z wielu. Mimo cyklicznych zamówień odbieramy sobie szansę na wynegocjowanie korzystniejszych stawek.

***
Zobacz inne części cyklu nt. zrównoważonego magazynu:
#1 Sprawne przyjmowanie dostaw
#2 Szybka kompletacja zamówień
#3 Pakowanie zamówień – jakich opakowań potrzebujesz i ile to kosztuje? + BONUS [właśnie czytasz]