Przygotowanie na szczyty sprzedaży w e-commerce – poradnik dla sklepów online

  W dynamicznym krajobrazie e-commerce poruszanie się po szczytach sprzedaży stanowi nie lada wyzwanie. Z każdym wzrostem popytu otwierają się drzwi do bezprecedensowego wzrostu, ale tylko dla tych, którzy są dobrze przygotowani. Jak zatem przygotować się na ogromne wyzwanie i wykorzystać szansę, jaką dają szczyty sprzedaży w świecie zakupów online?

Niezależnie od tego, czy są to święta, urodziny Twojej firmy, specjalne promocje czy inne trendy rynkowe, szczyty sprzedaży mogą mieć znaczny udział w Twoich rocznych przychodach. Sukces zależy jednak od skrupulatnego przygotowania.

Nie chodzi tylko o zaspokojenie bezpośredniego zapotrzebowania, ale także o zapewnienie płynnego i wydajnego procesu, który pozostawi pozytywne wrażenie na Twoich klientach. Dodatkowy wolumen wymaga dodatkowych zasobów, aby zapewnić sprawną realizację zamówień. Oznacza to dodatkową przestrzeń, dodatkowy personel i zoptymalizowane procesy oparte na technologii. Jeśli nie masz wystarczających zasobów, żeby poradzić sobie z gorączką sprzedaży, rezultatem mogą być opóźnienia, błędy, zwroty, niezadowoleni klienci, negatywne recenzje i utrata sprzedaży.

Ale tego wszystkiego można łatwo uniknąć, jeśli zastosujesz się do właściwych kroków. 

Szał Q4 – Black Week i Święta w e-commerce

Chociaż szczyty sprzedaży mogą przypadać na różne okresy w ciągu roku, IV kwartał wiąże się ze wzrostem aktywności większości e-commerce. Okres świąteczny w połączeniu z Black Friday i Cyber Monday niese za sobą falę zamówień, która jest prawdziwą próbą dla Twoich operacji logistycznych.

Szczegóły omówiliśmy podczas webinaru z udziałem naszych gości - doświadczonych ekspertów z branży e-commerce:

📦 Jocelyn Charman - Wild

📦 Justyna Tylak-Nowis - MyBasic

📦 Huzefa Motorwala - Comfort Click

📦 Abdelhak Amraoui - Channel Engine

Spotkanie poprowadził:

📦 Tomek Kasperski - Omnipack

Obejrzyj webinar i dowiedz się:

🔴🔵 na jakich aspektach funkcjonowania e-sklepu warto się skupić przed tym pracowitym sezonem

🔴🔵 jakie są typowe błędy popełniane przez sklepy internetowe i jak ich unikać

🔴🔵 dlaczego wrzesień to najlepszy czas na przygotowania

Zapisz się TUTAJ i zobacz nagranie z webinaru.

Sezonowość w e-commerce – podobieństwa i różnice pomiędzy sklepami online

Nie wszystkie biznesy e-commerce muszą radzić sobie z gorączką sprzedażową w Q4. Krajobraz handlu elektronicznego jest tak różnorodny, jak oferowane w nim produkty. Z naszego doświadczenia w pracy z grupą ponad 100 sklepów internetowych wiemy, że sezonowość jest bardzo zróżnicowana w poszczególnych firmach. Jako centrum fulfillmentowe, podczas Black Week obsługujemy średnio 2,5 razy więcej zamówień niż w pozostałych tygodniach. Ta średnia obejmuje jednak firmy o zróżnicowanych wzorcach sezonowych:

→ Bardzo sezonowe (12%): podczas Black Week liczba zamówień rośnie ponad 2-krotnie (w niektórych przypadkach nawet 4-5-krotnie), a w okresie świąt Bożego Narodzenia wzrost jest ok. 3,5-krotny.

 → Umiarkowanie sezonowe (75%): liczba zamówień podczas Black Week podwaja się, a Boże Narodzenie stanowi ok. 20% wzrost. Jest to zatem znaczny, ale łatwiejszy do opanowania wzrost.

→ Niesezonowe (13%): w przypadku tych firm nie występują zauważalne szczyty sprzedaży, co zapewnia stabilny poziom zamówień przez cały rok.

Zrozumienie tych zróżnicowanych wzorców jest niezbędne do dostosowania operacji logistycznych do konkretnych potrzeb każdego merchanta, zapewniając optymalną wydajność w okresach standardowych i szczytowych.

Dla każdego pojedynczego merchanta obsługa dużych wzrostów jest ekstremalnym wyzwaniem. Inna jest jednak perspektywa profesjonalnego centrum fulfillmentowego, które ma bufor wynikający z tego, jak wiele różnych e-sklepów obsługuje. 

Jak szczyty sprzedaży wpływają na biznes e-commerce?

Firmom, które prowadzą swój własny magazyn i samodzielnie obsługują logistykę w e-commerce, takie nagłe wzrosty mogą przysporzyć wielu problemów. Aby zrealizować wszystkie zamówienia poprawnie i na czas, często konieczne jest:

• zatrudnienie dodatkowych pracowników;
• zorganizowanie większej przestrzeni magazynowej;
• usprawnienie procesów;
• trafna estymacja potrzebnych zasobów.

Nieodpowiednie przygotowanie może mieć bardzo dotkliwe skutki. Sklepy prowadzące własny magazyn często nie są w stanie poradzić sobie z takimi skokami sprzedaży. Efektem tego są błędy w zamówieniach, opóźnione dostawy, zwroty i negatywne opinie wystawiane w sieci przez klientów. Katastrofą jest natomiast nieobsłużenie i anulowanie części złożonych zamówień. Niewykorzystanie potencjału sprzedażowego to w tej branży ogromny błąd i utrata szansy na rekordowe zyski.

Ogromnym ryzykiem podczas przygotowań do szczytów sprzedaży jest również niedoszacowanie, albo co gorsza - przeszacowanie zasobów. Cechą szczytu sprzedażowego jest to, że trwa on stosunkowo krótko i już kilka dni później sprzedaż wraca do normalnego poziomu. Nie jest więc możliwe powiększenie magazynu czy zatrudnienie dodatkowych osób tylko na kilka tygodni ze względu na długie okresy wypowiedzenia. Konieczne jest więc znalezienie innych rozwiązań.

Fulfillment e-commerce – rozwiązanie na szczyty sprzedażowe

Dobrym rozwiązaniem w świetle wyzwań logistycznych jest współpraca z centrum fulfillmentowym. Doświadczony partner, który specjalizuje się w obsłudze logistyki dla e-commerce, może nie tylko wyratować Cię z opresji, ale także zapewnić możliwie najwyższą jakość i prawidłowość obsługi zamówień – nawet w szczytach sprzedażowych.

Centrum fulfillmentowe posiada własne przestrzenie magazynowe, fachowo opracowane procesy, przeszkolonych pracowników oraz ogromne doświadczenie w obsłudze logistyki dla e-commerce. Niezależnie od Twojego wolumenu zamówień, branży, w jakiej działasz i Twoich wyjątowych potrzeb, partner logistyczny będzie w stanie:

• zorganizować dla Ciebie dowolną przestrzeń magazynową, którą następnie będzie skalował w górę lub w dół, w zależności od Twojego zapotrzebowania – unikniesz więc niedoszacowania lub przeszacowania zasobów;
• obsłużyć Twoje zamówienia możliwie szybko i sprawnie, dzięki czemu unikniesz wielu błędów, jakie często popełniają firmy prowadzące własny magazyn;
• zatrudnić dodatkowe osoby do obsługi Twoich zamówień – dzięki temu unikniesz kosztów rekrutacji i szkolenia pracowników, a także konieczności zachowania okresu wypowiedzenia, gdy pojawi się potrzeba zmniejszenia zespołu.

Fulfillment Omnipack – dlaczego warto?

Gdy wiele lat temu rozpoczynaliśmy działalność jako Omnipack, sami musieliśmy nauczyć się, jak obsługiwać szczyty sprzedaży. Doskonale zdajemy sobie więc sprawę z tego, jak duże jest to wyzwanie i w jak trudnym położeniu stawia niewyspecjalizowane w logistyce firmy e-commerce. 

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu dziś wiemy, jak skutecznie zarządzać logistyką nawet w czasie szczytów sprzedażowych. Jak konkretnie to robimy?

• Skutecznie się komunikujemy. Aby dobrze przygotować Twoją firmę na szczyt sprzedażowy, zawsze pozyskujemy od Ciebie historyczne i aktualne dane sprzedażowe. Dzięki temu możemy porównać Twoje estymacje z naszymi obliczeniami, a następnie przygotować się na najbardziej prawdopodobny wolumen zamówień.
• Planujemy zasoby. W naszych centrach fulfillmentowych mamy do dyspozycji 30,000 m2 przestrzeni magazynowej oraz pracowników wewnętrznych i zewnętrznych. Dokonywane obliczenia i estymacje pozwalają nam zaplanować ich pracę tak, by szybko i bezbłędnie obsłużyć wszystkie Twoje zamówienia.
• Jesteśmy elastyczni. W szczytach sprzedażowych, jeśli jest taka potrzeba, pracujemy nawet w nocy oraz w weekendy. Dzięki temu jesteśmy w stanie zagwarantować dostarczenie na czas wszystkich paczek, nawet tych zamówionych niemal w ostatniej chwili.
   

Dzięki naszemu doświadczeniu uzyskujemy aż 99,95% perfect order ratio (poziom bezbłędności w realizacji zamówień), nawet w tak gorącym okresie jak Q4. Ze współpracy z grupą ponad 100 sklepów online wiemy, że bardzo trudno jest uzyskać taki wynik we własnym magazynie, bez fachowego wsparcia.

Zalety fulfillmentu e-commerce

Co zyskujesz, przenosząc swoje operacje logistyczne do profesjonalnego centrum fulfillmentowego?

• Bezpieczeństwo. Współpracując z partnerem logistycznym, nie musisz martwić się o spóźnione lub błędnie zrealizowane zamówienia – minimalizujemy takie ryzyko, a w razie potrzeby sami zajmujemy się obsługą reklamacji kurierskich.
• Szybka dostawa zamówień. Nasze centra fulfillmentowe zlokalizowane są w pobliżu kluczowych węzłów transportowych i firm kurierskich, co pozwala na szybką wysyłkę zamówień. Na terenie Polski i Niemiec zajmuje nam to tylko 1 dzień (w pozostałych krajach Europy 1-4 dni), a kurierzy odbierają zamówienia nawet po godzinie 20:00.
• Elastyczność. Dzięki współpracy z Omnipack, możesz dowolnie skalować swoje zasoby w górę lub w dół, w zależności od bieżącego zapotrzebowania. Nie jest to możliwe we własnym magazynie, gdzie trudno jest nagle wynająć większą przestrzeń albo okresowo zatrudniać lub zwalniać pracowników.
• Niższe koszty logistyczne i rozliczenie zgodnie z użyciem. Ważnym aspektem współpracy z centrum fulfillmentowym jest opłata jedynie za zasoby, których faktycznie używasz. Co więcej, współpracując z nami, płacisz tylko za wykorzystywaną przestrzeń magazynową, a nie za powierzchnie biurowe, alejki, pomieszczenia socjalne itd., których koszty musisz ponosić, prowadząc własny magazyn.
• Gwarantowany poziom cen. Kiedy ceny wokół dynamicznie rosną, Ty masz stałą opłatę za wszystkie usługi logistyczne przez cały rok. Nie płacisz za każdą usługę osobno. Zamiast tego każdy obszar logistyki Twojego e-commerce jest obsługiwany przez jednego partnera.
• Sprawna obsługa zwrotów. Zwrócony towar, który trafi do naszego centrum fulfillmentowego, szybko wróci do sprzedaży. Nie tylko odciążamy Twoją logistykę, ale też zapewniamy Ci pełne informacje o statusie zwrotu.
• Więcej czasu. Powierzając tak wymagający obszar, jakim jest logistyka w e-commerce doświadczonemu partnerowi, odzyskasz mnóstwo czasu i uwolnisz zasoby potrzebne do rozwoju biznesu. Dzięki temu zajmiesz się np. udoskonalaniem oferty i planowaniem promocji, co pozwoli Ci zdobywać nowych klientów i zwiększać zyski.
   

Jak przygotować się na szczyty sprzedażowe w e-commerce?

Przygotowując swój biznes e-commerce na szczyty sprzedaży, nie ma powodu, aby wymyślać koło na nowo. Skoncentruj się na planowaniu i komunikacji ze swoimi partnerami, a wszystko będzie dobrze. Oto 7 kluczowych obszarów, o których warto pamiętać.

1. Planowanie – nie ma czegoś takiego, jak “zbyt wcześnie”. Zacznij najszybciej, jak możesz. Poświęć chwilę na podsumowanie tego, co było dobre i złe w ostatnim szczycie sprzedaży. Kilka miesięcy przed kolejnym szczytem rozpocznij szczegółowe planowanie i przygotowanie wszystkich obszarów swojej działalności.

2. Promocje – im prostsze, tym lepsze. Jeśli kilka różnych promocji nakłada się na siebie, klienci mogą być zdezorientowani. Trzy najlepsze oferty polecane przez naszych merchantów to: łączenie w pakiety, edycje limitowane i bezpłatna dostawa.

3. Dostawy – rozpocznij szczegółowe planowanie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, starając się zapewnić wysoki poziom zapasów co najmniej na miesiąc przed szczytem sprzedaży. Jeśli, poza sprzedażą detaliczną (B2C), zajmujesz się także sprzedażą hurtową (B2B), zaplanuj dwie fale dostaw – chcesz, aby zamówienia B2B były gotowe przynajmniej na miesiąc przed szczytem sprzedaży, aby Twój 3PL mógł w razie potrzeby w pełni skupić się na zamówieniach e-commerce.

4. Technologia – sukces podczas szczytów sprzedaży zależy od stabilności. Skoncentruj się na zapewnieniu wydajności systemów i wdrożeniu niezbędnych poprawek – nie planuj żadnych większych wdrożeń.

5. Logistyka – nasi merchanci mówią, że współpracując z nami, nie przygotowują się na szczyty sprzedaży od strony logistycznej. Zdejmujemy wszystko z ich barków. Biorąc to pod uwagę, pamiętaj, że efektywne partnerstwo z centrum fulfillmentowym zaczyna się od dobrej komunikacji. Powiedz swojemu partnerowi 3PL, co planujesz, aby wiedział, czego się spodziewać i mógł się przygotować. 

6. Mierzenie sukcesu – wybierz kluczowe wskaźniki, które Twoim zdaniem trafnie opisują, jak dobrze sobie radzisz. Pamiętaj, aby codziennie je śledzić, żeby wykryć, jeśli coś idzie nie tak.

7. Kiedy coś pójdzie nie tak – trudno, żadna marka nie jest doskonała. Zachowaj spokój, analizuj, rozmawiaj ze swoimi partnerami i staraj się nie popełniać dwa razy tego samego błędu.

Jeśli to właśnie na IV kwartał przypada Twój szczyt sprzedaży, pamiętaj o rozpoczęciu przygotowań już w III kwartale, czyli w sierpniu i wrześniu. Choć myślenie o Mikołajkach i Bożym Narodzeniu w wakacje wydaje się abstrakcyjne, wbrew pozorom nie jest to za wcześnie. Przygotowanie do obsługi szczytów sprzedażowych wymaga dobrego planu, a jeśli zdecydujesz się przenieść logistykę do centrum fulfillmentowego, Q3 to tak naprawdę ostatni dzwonek, by zarezerwować miejsce w magazynie partnera.

Chcesz, żeby najbliższe Q4 przebiegło bezbłędne? Oto harmonogram, którego warto się trzymać. Jeśli szczyt sprzedaży przypada na inny termin, po prostu zamień miesiące, a poniższy harmonogram będzie działać równie dobrze.

Harmonogram Q4 dla biznesu e-commerce:

• Styczeń: podsumowanie tego, co się powiodło a co nie podczas ostatniego szczytu sprzedaży;
• Czerwiec-wrzesień: szczegółowe planowanie każdego obszaru działania Twojego e-commerce (np. produkcja, marketing, obsługa klienta, technologia itp.);
• Wrzesień-październik: pełna koncentracja na zamówieniach hurtowych (np. zamówienia B2B dla dużych sklepów detalicznych);
• Październik-początek listopada: wysokie zapasy gotowe w centrum fulfillmentowym;
• Listopad-grudzień: pełna koncentracja na zamówieniach B2C.

Zauważ, że w powyższej liście nie ma wzmianki o magazynie ani logistyce – jeśli współpracujesz z centrum fulfillmentowym, ten obszar jest całkowicie zdjęty z Twoich barków.

Kiedy Ty realizujesz kroki opisane powyżej, Twoje centrum fulfillmentowe zajmuje się logistyką.

Harmonogram Q4 dla centrum fulfillmentowego:

• Styczeń: podsumowanie tego, co się powiodło a co nie podczas ostatniego szczytu sprzedaży;
• Czerwiec-wrzesień: poważne przygotowania, w tym prognozowanie (własne szacunki + rozmowy z merchantami) i planowanie zasobów (szacowanie wolumenu, planowanie wydajności, personelu, infrastruktury, IT, komunikacji, kurierów itp.). Zaangażowane zespoły: planowania, logistyki, HR, IT, Merchant Success, marketingu i komunikacji;
• Wrzesień-październik: dostawy + realizacja zamówień hurtowych (B2B);
• Październik-początek listopada: druga fala dostaw na potrzeby zamówień e-commerce (B2C);
• Tydzień przed Black Friday: wszystko gotowe na nadchodzący szczyt sprzedaży;
• Black Week-koniec grudnia: pełna koncentracja na obsłudze zamówień B2C dla naszych merchantów.

Przygotowanie do obsługi szczytów sprzedażowych wymaga dobrego planu, a jeśli zdecydujesz się przenieść logistykę do centrum fulfillmentowego, Q3 to tak naprawdę ostatni dzwonek, by zarezerwować sobie miejsce.

Dlaczego warto rozpocząć współpracę z centrum fulfillmentowym przynajmniej na kilka miesięcy przed szczytem sprzedaży już teraz? Potrzebny jest czas na negocjacje, podpisanie umowy, przeprowadzenie onboardingu i przekazanie nam obsługi dostaw, a także wysłanie testowych zamówień. To wszystko trwa, więc zdecydowanie nie warto czekać na ostatni moment.

Jeśli rozważasz współpracę z centrum fulfillmentowym, skontaktuj się z nami właśnie teraz. W ten sposób zarezerwujemy dla Ciebie przestrzeń w naszym magazynie oraz pomożemy Ci przygotować się do szczytów sprzedażowych tak, by były dla Ciebie jak najbardziej zyskowne.