Własny magazyn czy fulfillment - co i kiedy wybrać?

W biznesie e-commerce nie brakuje wyzwań, a jednym z największych jest wybór efektywnego modelu logistycznego. Przedsiębiorcy na różnych etapach rozwoju e-sklepu stają przed dylematem: inwestować we własny magazyn czy korzystać z fulfillmentu? Ta decyzja ma bezpośredni wpływ na późniejsze koszty prowadzenia sklepu online oraz możliwości jego skalowania.  

Dlatego poniżej analizujemy różnice między tymi dwoma modelami logistycznymi, biorąc pod uwagę zarówno ich zalety, jak i potencjalne wyzwania. Przytaczamy również opinie osób, które wypróbowały oba rozwiązania. A więc własny magazyn czy fulfillment - co i kiedy wybrać w e-commerce? Sprawdź. 

Fulfillment - co to jest? 

Fulfillment to obsługa logistyczna Twojego sklepu online przez zewnętrznego partnera, jak np. Omnipack. Obejmuje to pełen zakres działań: od przyjęcia towaru od producenta, poprzez magazynowanie, kompletację i pakowanie zamówień zgodnie ze standardami Twojej firmy, aż po wysyłkę towarów oraz obsługę zwrotów.  

Możesz zapytać - po co decydować się na outsourcing logistyki, skoro można posiadać własny magazyn i bezpośrednio realizować zamówienia klientów? Powodów jest wiele. 

Dlaczego firmy e-commerce przechodzą z własnego magazynu do fulfillmentu?

Decyzja o zmianie własnego magazynu na centrum fulfillmentowe otwiera sklepom online drogę do licznych korzyści biznesowych i może być podyktowana wieloma czynnikami. Wśród najważniejszych warto wymienić oszczędności finansowe i nieograniczone możliwości rozwoju biznesu e-commerce.

Optymalizacja kosztów

W odróżnieniu od magazynu własnego, w fulfillmencie płacisz tylko za tę powierzchnię, którą realnie zajmuje Twój towar i tylko te paczki, które wysyłasz. W ten sposób zmieniasz koszt stały na zmienny - dostosowany do Twojego aktualnego poziomu sprzedaży. 

Jednocześnie już na starcie obniżasz też wydatki na magazynowanie o średnio 30-40%, ponieważ właśnie tyle powierzchni w magazynie własnym jest zajmowane NIE przez towar. A przez co? Np. biura, alejki czy pomieszczenia socjalne. We własnym magazynie tego kosztu nie wyeliminujesz, natomiast w fulfillmencie znika on od razu. 

Optymalizacja kosztów była kluczowym czynnikiem decyzyjnym dla marki Mercator Medical, która zdecydowała się zrezygnować ze zbyt dużego magazynu własnego i przenieść część operacji do Omnipack. 

Możliwość elastycznego skalowania

Strategie, cele i potrzeby firm e-commerce się zmieniają - niejednokrotnie bardzo dynamicznie. Szczególnie dobrze widać to w przypadku biznesów sezonowych, które np. przez 3-4 miesiące w roku potrzebują nawet kilkunastokrotnie większej powierzchni magazynowej niż w pozostałym okresie. 

Fulfillment doskonale na te oczekiwania odpowiada, ponieważ pozwala elastycznie zarządzać przestrzenią. Gdy sprzedaż rośnie, zgłaszasz zapotrzebowanie na więcej miejsca i otrzymujesz dodatkową przestrzeń w magazynie albo dodatkowych pracowników, którzy obsłużą Twoje zamówienia online. Kiedy w sprzedaży jest zastój, równie łatwo te zasoby ograniczysz. We własnym magazynie podobne ruchy nie są tak proste do zrealizowania - w efekcie firmy albo borykają się z niedoborem miejsca albo przez większość roku płacą za więcej przestrzeni niż faktycznie w danym momencie potrzebują.

Korzyści płynące z możliwości elastycznego skalowania potwierdza marka La Mania, która również zdecydowała się na przejście z magazynu własnego na fulfillment. W jej przypadku ten wybór - oprócz optymalizacji kosztów - był podyktowany także zmianą strategii rozwoju oraz wzrostem wolumenu produkcji.

Dopracowane procesy i pełna automatyzacja

We własnym magazynie to Ty odpowiadasz za tworzenie procesów logistycznych. Ich efektywne opracowanie może być sporym wyzwaniem - szczególnie jeśli nie jesteś specem od logistyki i nie zajmujesz się tym na co dzień. Często inwestuje się czas, energię i pieniądze w rozwiązania, które finalnie nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. 

Natomiast centrum fulfillmentowe pracuje dla wielu klientów (w Omnipack jest to ponad 100 marek e-commerce z całej Europy) i ma gotowe, zoptymalizowane i zautomatyzowane procesy logistyczne. 

Taki poziom doskonałości procesowej jest niemożliwy do osiągnięcia dla kogoś, kto nie zajmuje się na co dzień logistyką. I w sumie - po co się tego uczyć na siłę? Lepiej powierzyć logistykę profesjonalistom, uwalniając jednocześnie tak cenne zasoby, jak pieniądze czy czas i skupić się na innych obszarach biznesowych. 

Własny magazyn czy fulfillment? Plusy i minusy obu rozwiązań 

Każdy model logistyczny ma swoje mocne oraz słabe strony. Jakie korzyści zauważają e-sklepy po przejściu na fulfillment, a co okazuje się wyzwaniem? 

Zalety fulfillmentu:

• Opłaty dostosowane do realnie wykorzystanych zasobów: stałe koszty logistyki zamieniają się na zmienne i możesz elastycznie dostosowywać ilość miejsca magazynowego, a tym samym koszty, do aktualnych potrzeb e-sklepu. 
• Szybszy rozwój: fulfillment daje Ci pełną elastyczność i swobodę rozwoju. Kiedy sprzedaż spada, ograniczasz zasoby i koszty. Ale kiedy rośnie, Twoje zasoby magazynowe i personalne błyskawicznie dostosowują się do rosnących potrzeb. Nie szukasz dodatkowej przestrzeni magazynowej, nie zajmujesz się rozbudową, nie rekrutujesz zespołu itp. Zgłaszasz i masz - to jest tak proste. 
• Szybka wysyłka: w dobie rosnących wymagań klientów sklepów online, szybka wysyłka to priorytet. Robiąc to samemu, ciężko nadążyć, szczególnie przy dużej skali działalności. Centrum fulfillmentowe jest przygotowane do obsługi dużej skali i szybkiej wysyłki. Magazyny zlokalizowane są w strategicznych punktach, blisko kluczowych węzłów komunikacyjnych i stacji kurierskich. Zamówienia mogą być pakowane i wysyłane tego samego dnia, kurierzy odbierają je nawet po 20:00, dzięki czemu next-day delivery staje się realną możliwością.
• Wsparcie w ekspansji międzynarodowej: doświadczona firma fulfillmentowa pomoże Ci w wejściu na nowe rynki i sprzedaży cross-border. W Omnipack dysponujemy odpowiednią infrastrukturą, realizujemy zamówienia do 40+ krajów, w tym 1-day delivery np. na terenie Polski i Niemiec, a także 1-4 day delivery do innych państw Europy.
• Bezpieczeństwo w szczytach sprzedażowych: centrum fulfillmentowe gwarantuje bezbłędną i terminową obsługę zamówień nawet w gorących okresach, jak Black Friday czy Święta. Zautomatyzowane procesy i wiele touch-pointów sprawiają, że poziom bezbłędności w realizacji zamówień jest bliski ideału (w Omnipack Perfect Order Ratio wynosi 99,95%). 
• Wzrost poziomu obsługi klienta: w Omnipack zapewniamy szybką realizację zamówień, co przekłada się na satysfakcję kupujących. Merchant otrzymuje dostęp do czytelnego i intuicyjnego w obsłudze systemu, w którym błyskawicznie znajdzie wszystkie informacje o zamówieniach czy reklamacjach.

• Realizacja zamówień zgodnie ze standardami e-sklepu: może się wydawać, że zewnętrzny partner spakuje zamówienia inaczej niż sami byśmy to zrobili. Nic bardziej mylnego. Doświadczone centrum fulfillmentowe rozumie, jak ważna jest siła brandu. Dostosuje się zatem do potrzeb merchanta i opracuje zasady pakowania zgodne z wymaganiami e-sklepu.  
• Uwolnienie firmowych zasobów: partner fulfillmentowy przejmuje wszystkie Twoje obowiązki związane z procesem logistycznym, a Ty odzyskujesz czas i energię na pracę nad innymi obszarami biznesu. Nie musisz martwić się o zarządzanie przestrzenią, optymalizację procesów, czy rekrutacje i szkolenia pracowników magazynowych, ponieważ wszystkie te obszary są po stronie fulfillmentu.
• Podgląd operacji logistycznych 24/7: w fulfillmencie wszystkie procesy są na bieżąco monitorowane, a merchanci mogą je śledzić z poziomu intuicyjnej w obsłudze aplikacji, co usprawnia pracę i ułatwia merchantom podejmowanie optymalnych decyzji biznesowych. 

• Korzystniejsze stawki kurierskie: dzięki skali działania fulfillmentu, Twój e-sklep może korzystać z niższych kosztów wysyłki zamówień. W Omnipack współpracujemy z wieloma firmami kurierskimi, do usług których nasi merchanci mają od razu dostęp - bez konieczności podpisywania osobnej umowy z każdą z nich.
• Realizacja zamówień sprzedawanych na marketplace’ach: w Omnipack realizujemy zamówienia sprzedawane m.in. na Allegro, Zalando, eBay oraz Amazon (również w modelu AVO i FBA), przestrzegając przy tym restrykcyjnych wymagań marketplace’ów.

Wady fulfillmentu:

• Konkretne procedury, których trzeba przestrzegać: centrum fulfillmentowe działa w oparciu o ustalone wcześniej z merchantem zasady, jedną z nich jest np. konieczność zgłoszenia chęci wzięcia produktu z magazynu. Oznacza to, że do centrum fulfillmentowego nie można wejść bez zapowiedzi tak, jak byśmy to zrobili we własnym magazynie. To ograniczenie wynika z przyjętych standardów bezpieczeństwa oraz procesów, które są niezbędne do zapewniania efektywnej obsługi wielu firm z różnych branż. 

Zalety własnego magazynu w e-commerce:

• Niezależność działania: we własnym magazynie nie ograniczają Cię zewnętrzne procedury - jeśli potrzebujesz, możesz w dowolnym momencie wziąć produkt potrzebny np. do sesji zdjęciowej albo w pełni spersonalizować każdego zamówienie. Nie będzie to najbardziej optymalne działanie, ale rzeczywiście jest możliwe. 

Wady własnego magazynu w e-commerce:

• Wysokie koszty: utrzymanie własnego magazynu bardzo często generuje znacznie wyższe koszty, ponieważ płaci się za wynajem całej powierzchni - również tych pomieszczeń, które nie generują bezpośrednio przychodów, a jednak muszą znajdować się na terenie magazynu (np. pomieszczenia socjalne, alejki). Trzeba również ponosić koszty związane z zatrudnieniem personelu i utrzymaniem wszystkich technologii wykorzystywanych w logistyce. 
• Brak elastyczności: koszt magazynu jest kosztem stałym, co oznacza, że jego wysokość jest z miesiąca na miesiąc taka sama, niezależnie od tego, jaki mamy poziom sprzedaży w sklepie online. Oprócz kosztów, nie ma też możliwości szybko dostosować zasoby do dynamicznie zmieniających się potrzeb. Z dnia na dzień nie zrezygnujemy z powierzchni ani nie zwolnimy pracowników. 
• Wolniejszy rozwój: ten punkt łączy się z elastycznością. Tak jak nie zmniejszysz szybko przestrzeni magazynu, gdy sprzedaż spada, tak samo z dnia na dzień nie rozbudujesz magazynu ani nie zatrudnisz dodatkowych osób, kiedy sytuacja się odwróci. Choćby sprzedaż wystrzeliła a rynek łaknął Twoich produktów, tempo rozwoju biznesu będzie spowolnione przez Twoje możliwości logistyczne.
• Konieczność zarządzania personelem magazynowym: rekrutacje i szkolenia pochłaniają firmowe zasoby i mogą odciągać uwagę od kluczowych aspektów biznesu.
• Problemy z organizacją: we własnym magazynie cała organizacja pracy spoczywa na Twoich barkach. Wszystko trzeba sobie samemu zorganizować np. procesy i technologie logistyczne, umowy z kurierami, wysyłki na marketplace'ach, kwestie prawno-podatkowe związane ze sprzedażą zagranicą itp. Musisz być ekspertem nie tylko w swojej “działce”, ale też w logistyce. Stawka jest wysoka - brak wydajnych procesów i specjalistycznych systemów to późniejsza wysyłka, a tym samym niezadowoleni klienci i niższe przychody. Potrzeba naprawdę dużo doświadczenia logistycznego, aby zrobić to na poziomie profesjonalnego centrum fulfillmentowego.

Własny magazyn vs fulfillment - co się bardziej opłaca?

Własny magazyn daje większą niezależność niż fulfillment. Pytanie tylko: jakim kosztem? Odpowiedź brzmi: ekstremalnie wysokim. 

Konieczność zarządzania logistyką odciąga Cię od rozwoju biznesu.

Nieoptymalne wykorzystanie zasobów i brak elastyczności sprawiają, że przepalasz pieniądze.

Co mówią liczby?

Podsumowanie: własny magazyn czy fulfillment - co i kiedy wybrać?

Wybór między własnym magazynem a fulfillmentem zależy od wielu czynników, takich jak specyfika produktów, skala biznesu czy strategia jego rozwoju. 

Kiedy fulfillment to dobry wybór?

Na bazie naszych obserwacji oraz doświadczeń merchantów, fulfillment będzie najkorzystniejszym wyborem, gdy: 

• chcesz optymalizować koszty logistyki i korzystać z doświadczenia oraz zasobów zewnętrznego partnera;
• wysyłasz min. 500-1000 paczek miesięcznie i rozumiesz, że logistyka pochłania mnóstwo cennych zasobów czasowych oraz finansowych;
• Twoja firma jest w fazie dynamicznego wzrostu i potrzebuje elastyczności;
• wiesz, jak ważne jest skupienie się na kluczowych obszarach biznesu, takich jak sprzedaż i marketing, by móc stabilnie rozwijać firmę.

Kiedy własny magazyn to dobry wybór?

Pomimo wielu zalet fulfillmentu, nie dla każdej firmy e-commerce będzie on optymalnym wyborem. Warto rozważyć własny magazyn, jeśli:

• dopiero zaczynasz i masz nieduży wolumen sprzedaży, ponieważ pełnię korzyści z fulfillmentu odczujesz tylko przy osiągnięciu skali wysyłki na poziomie min. 500-1000 paczek miesięcznie;
• masz bardzo specyficzne potrzeby, na przykład dotyczące przechowywania czy pakowania towarów, takie jak:

• konieczność zapakowania każdego produktu w inny sposób,
• dodawanie odręcznych, unikalnych notek do wszystkich zamówień,
• specjalne wymagania dot. produktów niebezpiecznych.

Monitoruj rynek i czerp z doświadczeń innych e-sklepów

Rynek e-commerce jest dynamiczny, dlatego warto być otwartym na dostosowywanie strategii do zachodzących zmian. Regularnie monitoruj i oceniaj skuteczność swojego modelu logistycznego. Nie bój się dokonać zmian, kiedy uznasz, że Twój biznes jest na nie gotowy.

A jeśli wciąż masz wątpliwości, obejrzyj dyskusję z właścicielami i menedżerami znanych e-commerce'ów, którzy wypróbowali oba rozwiązania.

Otrzymasz:

• Nagranie webinaru → Własny magazyn czy fulfillment - co i kiedy wybrać?
• Nagranie webinaru → Logistyka w e-commerce: 6 obszarów, na których warto się skupić w czasie kryzysu
• Bonus → Kalkulator AntyKryzysowy