Ekspansja cross-border to szansa dla e-sklepów na znaczne poszerzenia grona klientów. Jednocześnie oznacza to nowe wyzwania. Oprócz utrudnionej logistyki, sprzedaż międzynarodowa wiąże się z dodatkowymi obowiązkami prawno-podatkowymi. Krokiem milowym w uproszczeniu tych kwestii jest procedura VAT-OSS. Sprawdź, co to jest, jak z niej skorzystać i jakie niesie za sobą korzyści.

Gdzie i w jakiej wysokości zapłacić podatki, jeśli sprzedajemy do klientów w wielu krajach? W międzynarodowych przepisach podatkowych łatwo się pogubić, a mając własny magazyn, jesteśmy pozostawieni sami sobie z tymi problemami. Dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalnych partnerów, którzy pomogą nie tylko w kwestiach logistycznych, ale też prawno-podatkowych. Korzystając z usługi fulfillmentu Omnipack, możesz liczyć na połączenie z takimi firmami, jak amavat. Specjaliści amavat podpowiedzą, jakie wymagania należy spełnić, aby móc wysłać towar za granicę, a także z jakich ułatwień można skorzystać. Jednym z nich jest właśnie rozliczenie sprzedaży wysyłkowej w ramach procedury VAT-OSS. 

VAT-OSS ułatwia spełnienie wymogów podatkowych sklepom internetowym, które sprzedają w różnych krajach Unii Europejskiej. Wprowadzona w lipcu 2021 roku procedura jest kluczowym składnikiem pakietu VAT dla e-commerce. Umożliwia zgłaszanie i regulowanie VAT-u w jednym kraju UE za wszystkie transakcje B2C dokonywane w różnych państwach członkowskich. Taki zabieg znacząco upraszcza procesy rozliczeniowe, zmniejsza obciążenia administracyjne i poprawia zgodność z przepisami podatkowymi.

VAT-OSS znosi też bariery w zakresie sprzedaży cross-border. Firmy nie muszą się już mierzyć z ograniczeniem ekspansji zagranicznej tylko na wybrane kraje – VAT-OSS obejmuje bowiem wszystkie kraje UE, w których sprzedawca prowadzi sprzedaż wysyłkową. Przykładowo, e-sklep pochodzący z Polski i korzystający z procedury VAT-OSS może obsługiwać sprzedaż do klientów fizycznych we wszystkich krajach członkowskich. Dzięki temu VAT-OSS odpowiada na wyzwania związane z rozliczaniem VAT w sektorze e-commerce, umożliwiając e-sklepom koncentrację na rozwoju i ekspansji w całej Europie.

VAT-OSS – co to jest i jak to działa?

VAT-OSS (Value Added Tax One Stop Shop) to procedura, która usprawnia e-sklepom, sprzedającym w Unii Europejskiej, proces zgodności z VAT. Biznesy e-commerce mogą zgłaszać i regulować VAT w swoim kraju zamiast konieczności rejestrowania się do VAT w poszczególnych krajach UE, do których kierują swoje produkty lub usługi.

Dla kogo jest VAT-OSS?

VAT-OSS jest dostępny dla firm oferujących towary lub usługi online konsumentom w różnych krajach Unii Europejskiej. Obejmuje transakcje wewnątrzwspólnotowe na odległość oraz usługi B2C dla firm z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w UE. Dla firm spoza UE, nieunijny VAT-OSS dotyczy świadczenia konsumentom w UE usług elektronicznych, telekomunikacyjnych, nadawczych i niektórych innych usług.

Jak działa VAT-OSS?

Uczestnictwo w procedurze VAT-OSS jest dobrowolne. Firmy e-commerce mogą zarejestrowania się w systemie VAT-OSS w kraju unijnym, w którym mają swoją siedzibę. System umożliwia rejestrację w jednym kraju UE i to właśnie ten kraj następnie zarządza wszystkimi zobowiązaniami VAT dotyczącymi sprzedaży B2C na terenie całej Unii. Obowiązkiem firm jest wówczas składanie kwartalnych deklaracji, w których szczegółowo opisują wszystkie transakcje objęte procedurą VAT-OSS.

Nowe przepisy VAT-OSS

Nowe przepisy rozszerzyły zakres podmiotów, które mają możliwość rejestracji do VAT-OSS. Limity zostały ujednolicone na poziomie 10 000 EUR netto w skali roku lub ich równowartości w walucie kraju (w Polsce jest to 42 000 PLN netto). Biznesy e-commerce przekraczające ten próg nadal muszą płacić VAT w kraju nabywcy, ale mogą zarejestrować się do VAT-OSS w kraju, w którym prowadzą działalność. Tam składają jedną deklarację przed odpowiednim Urzędem Skarbowym, który następnie rozdziela środki do krajów, do których nastąpiła sprzedaż. E-sklepy korzystające z VAT-OSS w Polsce muszą złożyć oddzielną deklarację VAT-OSS do właściwego Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nowe zasady eliminują konieczność rejestracji VAT w innym kraju UE po przekroczeniu limitu sprzedaży.

Kwalifikacja do systemu VAT-OSS

Kwalifikacja do systemu VAT-OSS niesie za sobą konieczność spełnienia określonych kryteriów i przejścia przez proces rejestracji. 

Kryteria kwalifikacji do VAT-OSS

1. Próg sprzedaży → W VAT-OSS powinny zarejestrować się firmy, których roczna sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE przekracza próg 10 000 EUR netto. Firmy na wcześniejszym etapie, przed przekroczeniem ww. progu, również mogą zarejestrować się do VAT-OSS, ale wymaga to dodatkowej dokumentacji.

2. Miejsce prowadzenia działalności → W celu skorzystania z VAT-OSS, firmy muszą być zarejestrowane do celów VAT w kraju UE, w którym mają siedzibę.

3. Dostępność dla firm spoza UE → Przedsiębiorstwa spoza UE także mogą skorzystać z VAT-OSS. Konieczne jest posiadanie fizycznej obecności w kraju UE lub skorzystanie z przedstawiciela podatkowego.

Procedura rejestracji do VAT-OSS i składanie deklaracji w VAT-OSS

W celu pomyślnej rejestracji i złożenia deklaracji w systemie VAT-OSS, właściciele firm e-commerce muszą wykonać kilka kroków.

Rejestracja do VAT-OSS – jakie trzeba przejść procedury?

1. Dostęp do portalu One Stop Shop → Firmy zarejestrowane do VAT w swoim kraju mogą zarejestrować się do VAT-OSS za pomocą portalu One Stop Shop swojego kraju rodzimego.

2. Formularz VIU-R → Rejestracja do VAT-OSS może być zrealizowana poprzez formularz VIU-R. Należy jednak pamiętać, że rejestracja staje się skuteczna dopiero od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożono wniosek. 

3. Rejestracja przez pełnomocnika – formularze UPL-1 i PPS-1 →  Rejestracja do VAT-OSS przez pełnomocnika jest możliwa, ale konieczne jest dostarczenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz złożenie formularza UPL-1 do podpisania i składania deklaracji oraz formularza PPS-1 do autoryzacji.

4. Termin rejestracji → Rejestracja do VAT-OSS należy dokonać do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono próg sprzedaży 10 000 EUR lub który, jako pierwszy zgłoszono do procedury VAT-OSS. Nie można zarejestrować się do VAT-OSS wstecznie. Proces rejestracji trwa 2-5 dni roboczych od momentu złożenia wniosku.

Deklaracje VAT-OSS – jak złożyć kwartalną deklarację?

1. Kwartalne deklaracje VAT OSS → Po rejestracji do VAT-OSS przedsiębiorcy są zobowiązani do składania kwartalnych deklaracji VAT-OSS przez portal One Stop Shop swojego kraju rodzimego. W deklaracjach tych powinny być zawarte informacje o sprzedaży, stawkach VAT oraz kwocie VAT należnego. Płatności dokonuje się jednym zbiorczym przelewem w walucie EUR.

2. Deklaracja VIU-DO → Kolejną deklaracją, którą należy składać kwartalnie, jest deklaracja VIU-DO. Musi ona zawierać wszystkie transakcje objęte procedurą VAT-OSS. Dokument ten ma kluczowe znaczenie – to właśnie na jego podstawie rozliczany jest VAT dla sprzedaży we wszystkich krajach UE.

3. Terminy → Koniec miesiąca po zakończeniu kwartału to termin, w którym należy złożyć deklaracje w ramach procedury VAT-OSS. Nie można złożyć deklaracji wstecznych ani korygujących. 

Kluczowe korzyści z VAT-OSS dla przedsiębiorców

VAT-OSS to istotne ułatwienie dla biznesów e-commerce w całej Europie. Pozwala przedsiębiorcom skupić się na rozwoju działalności i ekspansji zagranicznej, a tym samym minimalizuje związane z tym koszty i obciążenia administracyjne.

Prostsze raportowanie VAT → Nie trzeba już składać osobnych deklaracji VAT w każdym kraju, do którego prowadzona jest sprzedaż e-commerce. Zamiast tego e-sklepy mogą skorzystać z jednej, kwartalnej deklaracji VAT-OSS. Proces ten znacząco oszczędza czas i koszty, bo upraszcza zarządzanie obowiązkami związanymi z VAT. 

Mniejsze obciążenia administracyjne → Koniec z koniecznością wielokrotnych rejestracji do VAT w różnych krajach UE. Procedura VAT-OSS eliminuje ten obowiązek, dzięki czemu przedsiębiorcy e-commerce mają mniej obowiązków administracyjnych i ponoszą z tego tytułu niższe koszty. Centralizacja procesów rozliczeniowych przekłada się jednocześnie na większą efektywność operacyjną.

Większa efektywność w zarządzaniu VAT → Klarowność procedur i obowiązujących terminów zwiększa efektywność zarządzania zobowiązaniami VAT i umożliwia firmom e-commerce lepsze planowanie swoich działań. Procedura VAT-OSS pozwala również na szybsze reagowanie na zmiany w przepisach dotyczących VAT, co jest szczególnie istotne w niezwykle dynamicznym świecie e-commerce.

VAT-OSS ułatwia sprzedaż cross-border

VAT-OSS to milowy krok w upraszczaniu procedur związanych z rozliczaniem VAT dla biznesów e-commerce, które prowadzą sprzedaż cross-border na terenie różnych państw Europy. Centralizacja procesu zmniejsza obciążenie administracyjne i pozwala przedsiębiorcom skupić się na rozwoju działalności. Warto skorzystać z możliwości rejestracji do VAT-OSS. Nie tylko uprości to zarządzanie zobowiązaniami VAT, ale też poprawi efektywność operacyjną przy jednoczesnym spełnieniu wymogów prawnych. 

Wszyscy merchanci Omnipack, czyli właściciele biznesów e-commerce korzystający z naszych usług fulfillmentu, mają dostęp do doświadczonego partnera w zakresie rejestracji VAT-OSS. amavat to nasz zaufany partner, a jednocześnie pierwsza pomoc w obsłudze księgowej dla e-commerce.