Jedną z najdroższych walut w e-commerce jest czas. Wymagania konsumentów rosną, a sklepy internetowe ścigają się, by jeszcze szybciej i taniej dostarczać przesyłki. W tym wyścigu stawką jest doświadczenie klienta – poprawna integracja systemów e-commerce może dać nam znaczącą przewagę.
Jednak nie zawsze właściciele e-commerce są gotowi na ten krok. W raporcie Technology for Ecommerce Report czytamy, że ponad 40% sklepów internetowych wskazywało integrację systemów jako jedną z największych barier rozwoju. Postrzegali ją w kategoriach problemu, którego nie są w stanie samodzielnie rozwiązać. Nie jest więc niespodzianką, że 1/3 z nich deklarowało, że zwróci się z projektem integracji systemów e-commerce do operatorów lub integratorów. Wydaje się, że słusznie – proces integracji wcale nie musi być trudny, ale ważny jest doświadczony partner.
W tym artykule pokażemy Ci:
- jakie problemy niweluje integracja systemów;
- jakie są jej korzyści dla e-commerce i klientów;
- jakie informacje można zyskać;
- jak przebiega jej proces.
Platformy e-commerce: jaki dzwonek alarmowy?
Wyobraźmy sobie typowe zamówienie, które spływa do nas, kiedy klienci kupują produkty. Jego realizacja odbywa się mniej więcej w następujących krokach:
- klient składa zamówienie, które pojawia się w jednym z systemów e-commerce,
- sprawdzamy stan magazynowy i ewentualnie domawiamy brakującą ilość produktów;
- zmieniamy status “oczekujące” na „w realizacji”,
- następnie generujemy paragon/fakturę dla klienta, drukujemy dokumenty magazynowe (Rez. lub WZ) oraz list przewozowy dla kuriera, którego jednocześnie musimy zamówić,
- przekazujemy wszystkie dokumenty do magazynu,
- magazynier znajduje towar na magazynie, pakuje zamówienie i przekazuje kurierowi,
- zmieniamy status na “wysłano”.
Mimo że brzmi to relatywnie prosto, obsłużenie zamówienia w ten sposób może zająć kilkadziesiąt minut (i to w przypadku, kiedy mamy towar na stanie). To, czego tutaj nie widać to konieczność logowania się i sprawdzania danych w różnych systemach, aby umożliwić ich przepływ między sprzedażą, magazynem, systemem księgowym a kurierem. A co jeśli takich zamówień spływa każdego dnia 10, 20, 50?
W pewnym momencie rozwoju sklepu następuje tzw. “moment krytyczny”. Czas poświęcany nie tylko za realizację zamówień, ale także na wyjaśnianie nieporozumień zwyczajnie nas przytłacza. Coraz częściej zaczynamy mierzyć się z:
a) błędami – procesy, które przy mniejszych wolumenach można obsługiwać ręcznie zaczynają się komplikować. Okazuje się, że sprzedaliśmy produkt, którego nie mamy na stanie albo wysłaliśmy paczkę A do klienta B (chociaż miała trafić do niego paczka B).
Głównym powodem pomyłek jest:
b) brak lub niespójność informacji – informacje na stronie sklepu są niespójne ze stanem magazynowym; nie mamy bieżącej informacji o statusie naszych wysyłek; nie wiemy, czy przesyłki zawsze trafiają do odpowiedniej osoby i są realizowane właściwym kurierem. Wszystko dlatego, że powodzenie procesu zależy wyłącznie od ręcznej pracy, która może wiązać się z pomyłkami. A ryzyko pomyłki wzrasta zaś wraz z ilością danych.
Innym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, kiedy:
c) większość czasu pracy zespołu zajmuje “przenoszenie danych”. nChannel, dostawca oprogramownia do integracji, wspomina o firmie, której część pracowników nazywano “data ninjas”. Brzmi sympatycznie, ale ich “ksywka” miała raczej mroczne pochodzenie – były to osoby, które pracowały wyłącznie nad przeklejaniem informacji o produkcie z systemu ERP do platformy ecommerce.
W powyższych sytuacjach integracja systemów wydaje się więc niezbędnym krokiem, by procesy logistyczne działały poprawnie, a ludzie pracowali efektywniej.
Integracja systemów e-commerce z operatorem logistycznym 3PL: jakie ma znaczenie?
Integracja systemów jest bardzo ważnym elementem współpracy z operatorem w modelu fulfillment dla ecommerce. Dzięki temu możemy czerpać z niego 100% korzyści – automatyzacja przetwarzania zamówień zapewnia, że będą one realizowane szybko i bezbłędnie.
| Korzyści z integracji platformy e-commerce i systemu WMS | |
|---|---|
| Dla sklepu | Dla klienta |
|
|
a) szybkość i sprawność
Oszczędność czasu i skalowalność to dwie największe zalety integracji systemów e-commerce z systemem zarządzania magazynem. Wzrasta tzw. przepustowość organizacji – i to przepustowość nie tylko w przepływie towarów, ale przede wszystkim informacji. Zintegrowane systemy nieustannie się odpytują, dając nam informacje w czasie rzeczywistym. Drastycznie zmniejsza się ilość pracy ręcznej i możemy realizować więcej zamówień w krótszym czasie. Kiedy wysyłamy 100 paczek miesięcznie, to ręczne wprowadzenie zamówienia do systemu, wygenerowanie etykiet do wysyłki, zdefiniowanie formy dostawy i zamówienie kuriera nie sprawi większego problemu. W momencie, kiedy wysyłamy 1000 – zaczyna się walka z czasem. Dzięki integracji cały proces może sprowadzić się do jednego kliknięcia – dane migrują między platformą sprzedażową (informacja o płatności, formie i adresie dostawy) a systemem magazynowym (dyspozycja do przygotowania zamówienia, automatycznie drukowany list przewozowy i informacja o firmie kurierskiej) – wszystko bez ingerencji człowieka.
Integracja pozwala nam też szybciej zacząć sprzedawać nowe produkty. Kiedy towaru docierają do magazynu, po wprowadzeniu na stan automatycznie pojawiają się w sklepie, gotowe do sprzedaży – bez integracji proces wprowadzania produktów do “obrotu” zależy od tego, jak szybko nasz pracownik jest w stanie zrobić to ręcznie (po prostu przepisując kody produktów). Analogicznie wygląda anulowanie wysyłki – odpowiednia dyspozycja do systemu powoduje, że produkt automatycznie wraca do sklepu i możemy go ponownie sprzedać.
Kolejna sprawa to rozliczenia i fakturowanie. Zintegrowanie z systemem księgowym powoduje, że faktura czy paragon generują się automatycznie, bez konieczności ręcznego zarządzania tym procesem.
b) minimum błędów
Możliwość automatycznej synchronizacji stanów magazynowych z ofertą dostępną dla klientów niemal całkowicie niweluje błędy związane z dostępnością towaru. Możemy na żywo śledzić, ile “zapasów” każdego produktu jeszcze nam zostało. Bez integracji systemów musimy zmienić liczbę zapasów ręcznie w obu systemach po każdej transakcji w naszym sklepie. Dzięki integracji systemy e-commerce wymieniają się danymi automatycznie. Pomaga to uniknąć sytuacji, kiedy niczego nieświadomy klient dokonuje transakcji, a następnie dowiaduje się, że produkt był niedostępny.
c) informacje, których do tej pory nie było
Dzięki poprawnemu połączeniu obu narzędzi, zyskujemy możliwość dokładnego monitorowania statusu zamówień i bieżącego podglądu pracy magazynu. Wiemy, na jakim etapie jest realizacja zamówień naszych klientów: czy każda paczka została skompletowana i spakowana, czy opuściła magazyn i czy na jakimkolwiek etapie pojawiły się trudności. Możemy też sprawdzać kolejkę zamówień do zrealizowania w danym dniu i sprawdzać informacje nt. zwrotów lub reklamacji.
Poglądowy widok Client Portalu Omnipack
Wszystkie operacje magazynowe są na bieżąco aktualizowane i dostępne w panelu (w Omnipack jest to Client Portal). W jednym miejscu mamy informacje w czasie rzeczywistym – trzymamy rękę na pulsie nie tylko w kwestii realizacji zamówień, ale także zarządzania sprzedażą. Możemy łatwiej planować zamówienia asortymentu u dystrybutora, jak również decydować, czego nie zamawiamy. Możemy też szybko i rzetelnie odpowiadać na zapytania klientów np. odnośnie czasu dostawy.
| Dostęp 24h do automatycznie aktualizujących się danych: |
|---|
|
Platformy e-commerce: jak przebiega integracja z magazynem?
We wspomnianym wcześniej raporcie, właściciele e-commerce zostali zapytani, jakich usług oczekują od integratorów. Za kluczowe uznali oni „wsparcie” (stwierdziło tak 61% respondentów), następnie „zarządzanie projektem” (56%) i „integracja z innymi, dodatkowymi systemami” (54%). Wydaje się więc, że właściciele i managerowie e-commerce najczęściej obawiają się konieczności samodzielnego mierzenia się z integracją i braku wsparcia. Potrzebują kogoś, kto dokładnie wie, jakie kroki podjąć oraz pomocy techników, którzy operacyjnie dopinają kolejne zadania.
Jako operator logistyczny, przeprowadzamy dla naszych klientów integracje zarówno z popularnymi, ogólnodostępnymi platformami e-commerce typu Shoper czy IAI, marketplace’ami (integracja z Allegro, integracja z Amazon), jak i z autorskimi rozwiązaniami czy systemami SAP.
Bazując na tym doświadczeniu, nasi onboarding managerowie planują i przeprowadzają integracje systemów e-commerce według wymagań i specyfiki klientów. Standardowo proces trwa od 3 tygodni do 3 miesięcy i odbywa się w kilku etapach:
1. Manager Omnipack ustala i potwierdza z klientem harmonogram wdrożenia
2. Klient udostępnia dokumentację niezbędną do połączenia systemów (API)
3. Technicy przeprowadzają integrację platformy e-commerce i systemu WMS
4. Tworzymy testowe zamówienie, aby potwierdzić działanie integracji
5. Po dostawie towarów na magazyn, zatwierdzamy stock i rozpoczynamy realizację zamówień
Nad całym projektem czuwa dedykowany onboarding manager, który zapewnia przepływ informacji pomiędzy klientem a zespołem logistycznym i technicznym. Prowadzi proces i wspiera klienta m.in. dając wytyczne do przygotowania niezbędnych dokumentacji czy kartoteki produktów (jeśli do tej pory nie została przygotowana) oraz raportuje postępy prac. To osoba, która ma także za zadanie alarmować, jeśli coś idzie nie tak – np. ilość produktów dostarczonych na magazyn nie zgadza się z tym, co podaje klient.
Systemy e-commerce i ich środowisko
W tym artykule dzielimy się doświadczeniami z integracji systemów e-commerce oraz systemów zarządzania magazynem. Jednak technologie dla e-commerce to złożony ekosystem i dają wiele innych możliwości. Z punktu widzenia konsumentów, e-commerce to po prostu strona internetowa. Jednak to dopiero wierzchołek góry lodowej zbudowanej przez sieć systemów, które można ze sobą integrować:
a) system WMS – to najważniejszy system dla magazynu, ponieważ na podstawie zgromadzonych danych porządkuje wszystkie procesy magazynowe. System WMS:
– kontroluje stany magazynowe, automatycznie rozliczając braki i nadwyżki produktów,
– generuje raporty i zestawienia z wykonanych procesów,
– prowadzi inwentaryzację,
– daje możliwość obsługi wielu magazynów.
System WMS przedstawiliśmy szerzej w naszym cyklu na blogu.
b) platforma ecommerce – tzw. backend e-sklepu, gdzie odbywają się wszystkie operacje związane z realizacją zamówienia przez klienta. Platformy dzielą się na: gotowe systemy SaaS (takie jak np. Shoplo, Shopify, IAI); rozwiązania open source (np. Presta, Magento, Woocommerce) oraz dedykowane, autorskie rozwiązania napisane specjalne pod dany sklep.
c) firmy przewozowe – dzięki połączeniu systemu magazynowego z systemami firm przewozowych, możemy automatycznie drukować etykiety wysyłkowe do każdej wysyłki. Możemy też śledzić paczki aż do dostarczenia jej do klientów.
d) oprogramowanie detaliczne – dzięki integracji z oprogramowaniem do sprzedaży detalicznej, jesteśmy w stanie dokładnie określić ilość dostępnych produktów nie tylko w sprzedaży internetowej, ale także w punktach stacjonarnych.
e) księgowość, system fiskalny – dzięki integracji z platformą e-commerce, paragony i faktury generują się automatycznie po zakończonej transakcji. Możemy też łatwiej monitorować i zarządzać rozliczeniami nie tylko z klientami końcowymi, ale i dostawcami, producentami opakowań czy firmami kurierskimi.
Podsumowanie
Z perspektywy operatora, integracja systemów e-commerce pozwala nam sprawnie współpracować z klientami. Nie wyobrażamy sobie innego scenariusza – skala naszego działania po prostu tego wymaga. Z drugiej strony wiemy, jak wiele korzyści integracja może dać naszym klientom. To przede wszystkim dane w czasie rzeczywistym i możliwość kontrolowania swoich zamówień.
